Management Assistent Internationaliseren

Ben je servicegericht, proactief en denk je graag in oplossingen? Vind jij het leuk om meetings in te plannen en te organiseren, ook met andere organisaties en internationale bedrijven? Kun je goed actiepunten bijhouden tijdens overleggen en zakenreizen boeken? Én krijg je er energie van om als onderdeel van het secretariaat te zorgen dat alles tot in de puntjes is geregeld? Dan is deze baan echt wat voor jou. In deze functie zorg je voor het goed functioneren van InnovationQuarter en de business unit Internationaliseren en draag je bij aan een slimmer, duurzamer en gezonder Zuid-Holland.

Zo ziet jouw werk eruit

Je beheert de agenda van Hoofd Internationaliseren, tevens MT lid. Je plant interne vergaderingen van de business Unit Internationaliseren (en houdt de actiepunten bij) en externe overleggen met partnerorganisaties. Daarnaast ondersteun je de teamleads bij het plannen van complexe afspraken. Ook help je bij de organisatie van teamevents en boek je samen met het externe reisbureau de buitenlandse zakenreizen. Je ondersteunt de Business Unit bij diverse inhoudelijke zaken, zoals rapportages en presentaties.

Je brengt je werkweek grotendeels door op het secretariaat. Dit is een dynamische werkomgeving. Je zorgt er samen met je vijf collega-managementassistenten voor dat het secretariaat een visitekaartje is van InnovationQuarter, waar bezoekers zich welkom voelen en collega’s terecht kunnen met vragen.

Over InnovationQuarter

InnovationQuarter is de regionale ontwikkelingsmaatschappij voor Zuid-Holland. Sinds 2014 werken wij aan strategische, economische en maatschappelijke ImpaQt voor Zuid-Holland. Dit doen we door:

• samenwerking te organiseren tussen ondernemers, kennisinstellingen en de overheid om nieuwe business te realiseren (Innoveren),
• vernieuwende en snelgroeiende bedrijven te financieren (Investeren),
• buitenlandse bedrijven te helpen bij het vestigen in Zuid-Holland en Zuid-Hollandse bedrijven te helpen bij het ondernemen in het buitenland (Internationaliseren).

Daarnaast helpen we met ons team Strategie/EBZ het vestigingsklimaat voor de hele regio te verbeteren via gezamenlijke strategieontwikkeling, uitvoering van de Human Capital Agenda Zuid-Holland, netwerkevenementen en lobby.

Hier kom jij te werken

Je komt te werken in de business unit Internationaliseren, dat bestaat uit een team Foreign Investments en een team International Trade. In totaal werken er zo’n 25 collega’s binnen deze business unit.

Daarnaast ben je actief onderdeel van het secretariaat, dat bestaat uit vijf andere management assistenten en een receptioniste.  Je werkt samen met je collega’s en naast de werkzaamheden voor Internationaliseren, voer je ook algemene werkzaamheden uit voor het praktisch reilen en zeilen van de organisatie als geheel.

Wat vragen we van je?

• Je pakt taken snel en zelfstandig op. We vinden een ‘can-do’-mentaliteit en oplossingsgerichte houding belangrijk.
• Jij haalt voldoening uit een servicegerichte instelling, zowel naar onze partners en stakeholders als naar onze collega’s.
• Door de interactie met het team, zie je wat er moet gebeuren en je speelt daar actief op in. Het is een dynamische omgeving waarin je komt te werken, dat kan af en toe uitdagend zijn.
• In jouw profiel komen structuur aanbrengen en stressbestendigheid sterk naar voren.
• Je hebt het vermogen om persoonlijke relaties te verbinden en je bent organisatiesensitief.
• Je staat stevig in je schoenen en bent in staat om je werk af te bakenen.

Daarnaast beschik je over:

• mbo werk- en denkniveau;
• ervaring met complex agendabeheer op executive niveau;
• ervaring met het vastleggen van besluiten- en actielijsten;
• vloeiende beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels
• affiniteit met internationaal ondernemen en innovatie is een pré.

Het betreft een parttimefunctie, die bij voorkeur op kantoor (ten minste twee dagen) wordt uitgevoerd. Beschikbaar zijn op vrijdag is een pré.

Het maakt ons niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt. We zijn vooral nieuwsgierig naar jouw drive naar maatschappelijke impact.

Ons aanbod

Onze organisatie telt ongeveer 120 betrokken professionals. Zelfstandigheid, initiatief, betrokkenheid en samenwerken zijn voor ons erg belangrijk. We gedragen ons professioneel en tegelijk als een kleine, platte organisatie. Zo vertelt een collega iedere maandag over zijn of haar werk tijdens de (online) IQ-lunch en steken we allemaal de handen uit de mouwen in  voorbereiding van en tijdens het IQJaarevent.

Binnen InnovationQuarter krijg je volop mogelijkheden om je te ontwikkelen. Samen met je manager en HR maak je een ontwikkelplan om te bepalen welke opleidingen en ervaringen (binnen of buiten de organisatie) nodig zijn om jouw ambities te realiseren.

Omdat we het belangrijk vinden dat jij je goed en fit voelt, kun je bij ons gratis deelnemen aan (online) bootcamp- en yogalessen. Wie wil eet met elkaar aan de lunchtafel en neemt deel aan de vrijdagmiddagborrels. Collega’s organiseren regelmatig activiteiten zoals een spelletjesavond, karten en deelname aan de Leidse Singelloop. Geen verplichting, wel erg gezellig.

Een werkweek bij InnovationQuarter bedraagt 40 uur; een parttime dienstverband behoort tot de mogelijkheden. Zo is deze functie vastgesteld op 24 tot 32 uur. De salarisindicatie voor deze functie ligt tussen de €45.000 ,- en €,- 50.000 (schaal 7 of 8),- op jaarbasis afhankelijk van opleiding, achtergrond en (aantal jaren) werkervaring. Dit is inclusief vakantiegeld en 13e maand en met goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een NS BusinessCard 1e klas en hybride werken.

Interesse?

Herken je jezelf in bovenstaand profiel? Vul dan het online sollicitatieformulier in. We ontvangen graag je sollicitatie en zullen binnen twee weken contact met je opnemen.

Heb je inhoudelijke vragen, neem dan contact op met Chris van Voorden. Voor vragen over het sollicitatieproces kun je terecht bij Britta Vos.

Benieuwd hoe is het om bij InnovationQuarter te werken? Bekijk onze werken bij pagina en lees de unieke verhalen van onze medewerkers.